单位文档

n 操作说明：单位文档主要用于各单位存储各自的文档，由各单位的单位文档库管理员各自管理及向下授权；单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位，详见文档库管理共享设置。新建文档、上传文件、文档夹共享等操作与我的文档中相应操作类似，重点介绍不同的功能。

n 操作步骤：

第一步：单击【新建—文档夹】，根据实际需要建立文档夹。

第二步：单击文档夹【操作—共享】，添加授权对象，选择相应权限，可以修改库管理员订阅设置。说明：

n 功能键

【发送到—部门知识文档】由部门空间管理员推送文档及文档夹到部门空间的【部门知识文档】中。同时需要满足对文档有全部或编辑或只读之一的权限，才有权推送。

【发送到—单位知识文档】由单位空间管理员推送文档及文档夹到单位空间的【单位知识文档】中。同时需要满足对文档有全部或编辑或只读之一的权限，才有权推送。

【发送到—部门学习文档】由部门空间管理员推送文档到部门空间的【部门学习区】中。同时需要满足对文档有全部或编辑或只读之一的权限，才有权推送。

【发送到—单位学习文档】由空间管理员推送文档到单位空间的【单位学习区】中。同时需要满足对文档有全部或编辑或只读之一的权限，才有权推送。

【加锁】锁定文档，不允许其他人修改该文档。只有在线新增的文档和上传的文档有该功能，归档的文档等没有此功能。

【解锁】将加锁的文档解锁，解锁后，其他有权限的用户可修改该文档。

【文档日志】查看用户对文档的操作记录。

【学习记录】文档被发送到学习区后，查看用户对该文档的阅读情况。

【关注】文档订阅后，该文档的操作信息会给出相应提示，并在【个人知识中心】—【动态】中显示。

【评论】用户对文档发表评论。

【评分】用户对文档进行评分。

【历史版本】实现对新建文档和上传文件的历史版本管理。

【高级查询】支持按多个条件组合查询文档。

【收藏】收藏该文档。

各种功能具体操作

n 新建文档操作

第一步：单击【新建】，出现下拉菜单，选择要新增的文档类型。

第二步：进入文档编辑界面，填写名称、选择内容类型、填写高级属性，上传本地文件及关联文档，编辑正文，单击【保存】按钮。

n 发送到—部门知识文档

第一步：勾选文档或文档夹，单击功能菜单上的【发送到—部门知识文档】

图 发送到部门知识文档

第二步：进入部门空间，发送的文档或文档夹出现在部门空间的【部门知识文档】中。如图所示：

图 部门空间--部门知识文档

n 发送到—部门学习文档

第一步：勾选文档，单击功能菜单上的【发送到—部门学习文档】，或在文档标题后面单击操作，选择【发送到—部门学习文档】。如图所示：

图 发送到—部门学习文档

第二步：进入部门空间，发送的文档出现在部门空间的【部门学习区】中。

图 部门空间—部门学习区

n 其他发送方式操作说明：其他几种发送方式类似，发送部门的文档会出现在部门空间中；发送单位的文档会出现在单位空间中；文档和文档夹可发送到空间的知识文档中，学习区中只能发送文档，不能发送文档夹。

n 文档推送到空间的权限如下表所示：

表： 推送到空间权限表

栏目	推送人	位置	推送内容
常用文档	普通用户	个人空间—常用文档、 知识中心—常用文档	文档、文档夹
部门知识文档	部门空间管理员	部门空间—部门知识文档	文档、文档夹
单位知识文档	单位空间管理员	单位空间—单位知识文档	文档、文档夹
个人学习文档	普通用户	个人空间—我的学习区、 知识中心—我的学习区	文档
部门学习文档	部门空间管理员	部门空间—部门学习区	文档
单位学习文档	单位空间管理员	单位空间—单位学习区	文档

n 加锁操作:

第一步：在上传的文档或在线新增的文档标题后面单击操作，选择【加锁】。如图所示：

图 加锁文档

第二步：被加锁的文档类型显示为加锁标志。如图所示：

图 被加锁文档

第三步：其他用户对已被他人加锁的文档只能查看，不能编辑、重命名等。

n 解锁操作:

第一步：对文档进行加锁操作的用户，在被加锁文档标题后面单击操作，选择【解锁】。如图所示：

图 文档解锁

第二步：文档加锁标识消失，其他用户可编辑修改该文档。

n 查看文档日志

第一步：在文档标题后面单击操作，选择【文档日志】。如图 查看文档日志。

图 查看文档日志

第二步：弹出记录用户对该文档所做操作的列表，支持打印和导出为excel文档。如图所示：

图 文档日志列表

n 查看学习记录

第一步：在发送到学习区的文档标题后面单击操作，选择【学习记录】。如图所示：

图 查看学习记录

第二步：弹出记录用户对该文档阅读情况的列表，支持按部门查看。

n 文档关注操作

第一步：在文档标题后面单击操作，选择【关注】。如图所示：

图 文档订阅

第二步：弹出消息设置的对话框，勾选需要通知的类型。文档发生符合消息设置的改动时，除发送提示消息外，发生改动的文档也会显示在【知识中心—订阅文档】中。若不勾选【给我发送消息】，则不会发送提示信息，只会显示在最新订阅列表中。（订阅文档参考【个人知识中心】篇）如图所示：

图 订阅设置

n 文档评论操作

第一步：在上传的文档或在线新增的文档标题后面单击操作，选择【属性】，在弹出的属性对话框【是否允许评论】中选择【是】：

第二步：打开文档，单击【评论】按钮，在弹出的对话框中添加评论内容

第三步：添加的评论展现在文档正文下方。其他用户可对评论进行回复。对该文档拥有全部权限的用户可删除评论。

n 评分

在可评分的文档中，在右侧属性栏点击星星即可评分

n 文档版本管理操作

第一步：在上传的文档或在线新增的文档标题后面单击操作，选择【属性】，在弹出的属性对话框【是否启用版本管理】中选择【是】，实现对新建文档和上传文件的历史版本管理。如图所示：

图 启用版本管理

第二步：在上传的文档或在线新增的文档标题后面单击操作，选择【历史版本】，可以查看此文档的所有历史版本。文档编辑、替换时，能够自动产生历史版本，自动生成版本号。如图所示：

图 查看历史版本

第三步：在历史版本页面，可以选择某个历史版本恢复为当前版本，并自动生成一个新的版本号。如图所示：

图 恢复历史版本

n 收藏：

第一步：收藏

图 收藏

第二步：设置收藏路径及关键字。

图 更改文档路径

n 文档高级查询操作

第一步：单击单位文档页面右上角【高级】，出现高级查询页面。如图所示：

图 高级查询

第二步：根据需要添加查询条件项，实现按多个条件组合查询文档。如图所示：

图 组合查询文档

n 文档日志查询：

在单位文档的toolbar的高级下增加文档日志功能。如图所示：

业务规则说明如下：

1、权限跟单个文档的文档日志权限控制保持一致，即：只有文档库管理员以及有全部权限的人可以查看文档日志；

2、对文档库管理员：日志显示内容为所有文档及文件夹日志的日志合集，按操作时间倒序排列。对普通人员：只显示当前层级下的文档日志，按操作时间倒序排列。【比如当前具有文件夹A的全部权限，A下有子集文件夹B，B下有子文件夹C，那么在A下toolbar查看文档日志，则不包含文件夹C下的日志】；

3、点击文档日志弹出列表窗口，支持导出excel、打印、以及查询功能。查询条件如下且支持四个条件的组合查询：

----支持操作人员的模糊查询

----操作类型查询，支持复选，7个常用操作展开显示，其他默认隐藏收起。

7个操作分别为：全选、查看文档、下载文档、打印文档、新增文档、上传文档、修改正文、文档借阅

剩下操作收起显示，展开按分类显示，分类如下：

新建操作：新建文档库、新建文档夹、创建快捷方式、新增关联文档

修改操作：编辑文档库属性、修改文档库管理员、重命名文档夹、编辑文档夹属性、重命名文档、编辑文档属性、文件替换

删除操作：删除文档库、删除文档夹、删除文档、删除关联文档、删除历史版本信息

移动操作：文档夹移进、文档夹移出、移进文档、移出文档

分享操作：转发文档、发布首页、文件夹共享

其他：保存文档、归档、收藏、恢复历史版本信息为最新版本

----操作时间的区间查询

----文档标题的模糊查询

4、所有移动端相关的操作，同样计入文档日志中。